Как грамотно давать негативную обратную связь на работе
Корпоративная коммуникация — порой дело непростое. Особенно, когда нужно дать негативную обратную связь коллегам. Как не разозлить и не обидеть человека и при этом донести до его внимания суть проблемы и получить результат? Как вообще корректно дискутировать на тонкие рабочие темы?
Попробуем разобраться в материале, с чего начинать такие диалоги и как не переборщить.
Культ обратной связи
Любому руководителю или работнику важно получать обратную связь — это делает рабочие процессы более прозрачными для всех, позволяет делиться мнениями, приходить к общему знаменателю и получать лучший результат.
В целом современные компании стараются прививать корпоративную культуру постоянного фидбэка — когда работодатель и соискатель открыто могут делиться тем, что им нравится и не нравится в работе коллег.
В некоторых случаях функцию организации и проведения таких встреч выполняют менеджеры по подбору персонала, иногда даже обходятся без бесед с глазу на глаз, а предлагают заполнить специальную анкету. Во многих компаниях посредник между руководителем и сотрудником и вовсе не нужен, и они могут обсудить вопросы по прямой договоренности.
Если тема беседы касается обыденных вещей, в основном все справляются без проблем. Но если есть необходимость в том, чтобы дать негативную обратную связь? Есть риск сказать лишнее или неправильно донести мысль, что испортит отношения.
Помните, что критика должна быть конструктивной. Нельзя просто выплеснуть на коллег негатив и ожидать, что это пойдет им на пользу. Практика обратной связи подразумевает обсуждение проблемы и предлагает решения. В идеале в таком разговоре можно воспользоваться формулой из двух составляющих:
- Что не стоит делать, чтобы результат был лучше?
- Что можно сделать, чтобы этого результата достичь?
Например, вместо того, чтобы говорить сотруднику: «Задача выполнена из рук вон плохо», можно сказать: «В задачах такого рода не стоит совершать эти и эти ошибки. Давай обсудим, как их можно исправить» — такой ответ направлен на решение проблемы, взаимопомощь.
Некоторые психологи рекомендуют уделять критике меньшую часть от всего разговора, а большую — похвале и мотивации. Например, в соотношении 20% к 80% соответственно. Так у человека не сложится ощущения, что весь диалог касался его профнепригодности.
Разумеется, встречаются работники, которые по разным причинам совсем не справляются с задачами. Если приходится «расходиться», это тоже можно сделать экологично.
Как сохранять холодную голову
Как спокойно принимать негативную обратную связь?
Главное — не вставайте в позицию жесткой конфронтации. Это лишь породит конфликт. Лучше убедитесь, правильно ли вы поняли сказанное, какие недоработки стоит исправить. Если необходимо, еще раз уточните те рабочие моменты, которые до сих пор вызывали у вас вопросы и сомнения, посоветуйтесь, как лучше.
В конце концов предложите вернуться к вопросу через некоторое время, чтобы можно было узнать, есть ли прогресс.
Как подготовиться к такому диалогу
Если вам необходимо дать коллеге негативную обратную связь о его работе, можно придерживаться простого ряда правил:
- Подготовьтесь к диалогу. Сформулируйте тему, о которой хотите поговорить. Вычлените основные моменты, которые вас не устраивают. Это поможет структурировать вашу речь, чтобы собеседнику она не показалась сумбурной и в конце концов была воспринята адресатом верно.
- Организуйте диалог один на один. Говорить о таких тонких моментах стоит в уединении, без участия других сотрудников. Тем более если вы руководитель: «взбучка» коллеге прямо на планерке, при всех, поставит под вопрос вашу репутацию.
- Следите за эмоциями. Не срывайтесь и не переходите на неприемлемый в рамках работы тон, будьте способны слушать и слышать.
- Отделяйте факты от домыслов. Обсуждая неудачные результаты коллеги, не руководствуйтесь домыслами о его действиях, всегда говорите только о фактах. Например, сказать, что вместо запланированных пяти задач были выполнены только три — это факт, который можно проверить, а заявить, что сотрудник выполнил не все задачи из-за лени — домысел. Не нужно приписывать другим людям мотивы и намерения, чтобы самостоятельно объяснить их поступки.
- Задавайте вопросы. Большое количество совершенных работником ошибок должно быть чем-то обосновано. Если не спрашивать об этом, можно создать неверное впечатление о сотруднике. Поэтому всегда старайтесь уточнять, почему задачи выполнены именно так, а не иначе. Спрашивайте мнение коллеги: каким он видит решение проблемы, чего ему не хватает и прочее.
- Предлагайте план. Чтобы обсуждение не заканчивалось лишь словами, постарайтесь помочь человеку структурировать его дальнейшие действия. Например, создайте план работ до следующей встречи по этому же вопросу.
Резюме
Несмотря на то, что давать негативную обратную связь эмоционально сложно, это можно и нужно делать экологично. Описанные правила не только помогут решить эту проблему, но и в целом создадут в коллективе спокойную доверительную атмосферу, в которой проще достигать поставленных профессиональных целей.
БКС Мир инвестиций